Kdy znovu objednat, nemusí e-shop řešit každý týden odhadem ani složitým modelem. U opakovatelné položky stačí jedna hranice: kolik kusů se prodá, než dorazí další dodávka, plus pojistná zásoba na kolísání prodeje a dodávek. Když stav klesne na tuto hranici, objednáte. Pozornost pak patří výjimkám, ne nové předpovědi pro každou položku.
Dvě části jedné hranice
Učební materiály MIT k řízení zásob skládají bod objednávky ze dvou částí: očekávané poptávky během dodací doby a pojistné zásoby. Profesní organizace APICS (dnes ASCM) popisuje stejný princip a pojistnou zásobu vysvětluje jako zásobu, která chrání před výpadky způsobenými kolísáním poptávky, nepřesnou předpovědí a proměnlivou dodací dobou.
První část je aritmetika. Druhá je rozhodnutí o riziku. Právě tady se nejčastěji chybuje: pojistná zásoba se nastaví „od oka“ nebo jako 10–20 % běžné zásoby. Takový postup je snadný, ale podle APICS obvykle vede ke špatným výsledkům, protože dvě položky se stejným průměrným prodejem mohou kolísat úplně jinak.
Pojistná zásoba zároveň není jednorázový náklad. Průměrná zásoba se skládá z poloviny objednávaného množství a z celé pojistné zásoby, takže peníze v ní leží ve skladu trvale. Proto má smysl ji počítat, ne odhadovat.
Co přesně počítat jako dodací dobu
Dodací doba není lhůta, kterou dodavatel uvádí v ceníku. Pro bod objednávky je to celá doba od chvíle, kdy se stav dostane pod hranici, do chvíle, kdy je zboží znovu prodejné: rozhodnutí a odeslání objednávky, vyřízení u dodavatele, doprava a naskladnění.
Druhá častá past je frekvence kontroly. Pokud stav skladu procházíte jednou týdně, může položka pod hranici klesnout den po kontrole a čekat týden, než si toho všimnete. Při periodické kontrole se proto chráněná doba prodlužuje o interval kontroly. Kdo objednává jednou týdně, počítá s dodací dobou plus týdnem.
A třetí: neporovnávejte hranici jen s kusy na regálu. Pro rozhodnutí se počítá stav skladem plus zboží už objednané u dodavatele minus kusy, které jsou prodané, ale ještě neodeslané, pokud je systém z dostupného stavu neodečetl. Jinak objednáte podruhé zboží, které je už na cestě.
Ilustrativní příklad krok za krokem
Následující čísla jsou vymyšlená, aby šel výpočet ověřit. Opakovatelná položka se v týdnech, kdy byla skladem, prodávala průměrně 10 kusů týdně se směrodatnou odchylkou 4 kusy. Týdny bez zásoby do výpočtu nepatří, protože by prodej uměle snížily. Od objednávky po naskladnění uplynou dva týdny, nákupní cena je 400 Kč bez DPH a stav hlídá denní upozornění.
- Prodej během dodací doby: 10 × 2 = 20 kusů.
- Kolísání za dodací dobu: týdenní odchylka se mezi obdobími nepřevádí násobením, ale odmocninou počtu týdnů: 4 × √2 ≈ 5,7 kusu.
- Pojistná zásoba pro 95 %: 1,65 × 5,7 ≈ 9,3, zaokrouhleno nahoru 10 kusů.
- Bod objednávky: 20 + 10 = 30 kusů. Ve skladu tak trvale leží zhruba 4 000 Kč jako pojistka.
Dvě změny předpokladů ukazují, proč se vyplatí znát vstupy:
- Kontrola jednou týdně místo denně: chráněná doba jsou tři týdny, prodej 30 kusů, kolísání 4 × √3 ≈ 6,9, pojistná zásoba 12 a bod objednávky 42 kusů.
- Nespolehlivý dodavatel: když dodací doba kolísá o půl týdne, přidá se druhá složka nejistoty. Pro nezávislé a přibližně normálně rozdělené kolísání se obě složky sčítají pod odmocninou: √(2 × 4² + (10 × 0,5)²) ≈ 7,5; pojistná zásoba 13 a bod objednávky 33 kusů.
Příklad zároveň ukazuje, kam sáhnout, když je pojistná zásoba příliš drahá: častější kontrola nebo spolehlivější dodavatel může ušetřit víc než snížení cílové jistoty.
Data e-shopu na jednom místě
Korzaro propojuje data e-shopu, abyste měli podklady pro rozhodnutí o sortimentu a zásobách po ruce.
Kolik stojí vyšší jistota
Číslo 1,65 odpovídá tzv. úrovni obsluhy cyklu 95 %. To je pravděpodobnost, že během jednoho cyklu doplnění zboží nedojde. Vztah je nelineární a každé další procento stojí víc než předchozí:
| Cílová úroveň obsluhy cyklu | Násobitel | Pojistná zásoba v příkladu | Bod objednávky | Peníze v pojistné zásobě |
|---|---|---|---|---|
| 90 % | 1,28 | 8 ks | 28 ks | 3 200 Kč |
| 95 % | 1,65 | 10 ks | 30 ks | 4 000 Kč |
| 98 % | 2,05 | 12 ks | 32 ks | 4 800 Kč |
| 99 % | 2,33 | 14 ks | 34 ks | 5 600 Kč |
Stoprocentní jistota statisticky neexistuje. Místo jedné úrovně pro celý sklad proto zvolte vyšší jistotu jen pro položky, u kterých výpadek opravdu bolí – kvůli marži, významu pro zákazníky nebo chybějící náhradě – a nižší pro snadno nahraditelné zboží.
Pozor také na výklad. 95 % neznamená, že vyprodáno bude jen u 5 % objednávek zákazníků. Znamená, že výpadek čekáte zhruba v jednom z dvaceti cyklů doplnění, bez ohledu na to, jak velký bude. Podíl skutečně uspokojené poptávky je jiná metrika a při stabilním prodeji bývá vyšší.
Kde výpočet přestává platit
Vzorec stojí na předpokladu, že se položka prodává pravidelně a její kolísání lze popsat průměrem a odchylkou. U tří typů zboží tento předpoklad neplatí:
- Řídký prodej. Když v řadě převažují týdny bez prodeje a pak přijde větší objednávka, běžné metody téměř vždy vedou k nevhodným stavům zásob a pravidla pro pojistnou zásobu je potřeba upravit. Pro takovou poptávku existují zvláštní metody, ale pro běžný e-shop je poctivější pracovat s pevným minimem podle zkušenosti, nebo zboží neudržovat skladem.
- Unikátní a limitované zboží. Kde nelze stejný kus znovu koupit, nemá bod objednávky co spouštět.
- Neznámá nebo nová dodací doba. Bez ní je výsledek přesně vypadající číslo bez základu. Nejdřív změřte dvě tři skutečné dodávky.
Stejně opatrně zacházejte se sezónou a akcemi. Týdny s kampaní nebo sezónní špičkou zkreslí průměr i odchylku. Bod objednávky počítejte z běžných týdnů a před sezónou ho vědomě posuňte.
Nastavit jednou, pak řídit výjimky
Hodnota bodu objednávky není v přesnosti, ale v tom, že přestanete o každé položce rozhodovat znovu. Po nastavení stačí sledovat, zda se chová podle očekávání: pojistná zásoba by se měla načínat zhruba v polovině cyklů a výpadky by neměly být častější, než odpovídá zvolené jistotě. Když se výsledky rozcházejí, hledejte nejdřív příčinu – změnu dodavatele, akci, novou konkurenci – a teprve potom měňte čísla.
V Shoptetu lze bod objednávky zapsat jako minimální zásobu produktu. Přehled stavu skladu pak ukazuje podstav a nadstav, umí vyfiltrovat položky pod minimální zásobou a vytvořit export objednávky pro dodavatele. Dvě věci si ale ohlídejte. Podstav se podle nápovědy počítá proti kusům skladem, takže zboží už objednané, které ještě nedorazilo, sledujte zvlášť. A export navrhuje počet kusů odpovídající podstavu, tedy jen návrat na hranici. Skutečné objednané množství by mělo pokrýt i prodej do další objednávky.
Co udělat teď
- Vyberte pět opakovatelných položek, na kterých nejvíc záleží. Unikátní zboží a položky s řídkým prodejem vynechte.
- Spočítejte týdenní průměr a odchylku prodeje jen z týdnů, kdy byla položka skladem a bez mimořádné akce.
- Změřte skutečnou dodací dobu od rozhodnutí po naskladnění a přičtěte interval, v jakém stav skladu kontrolujete.
- Zvolte úroveň jistoty podle dopadu výpadku a spočítejte bod objednávky. Zapište ho jako minimální zásobu.
- Jednou měsíčně projděte výjimky: položky, které vypadly, i položky, jejichž pojistná zásoba zůstala nedotčená, a teprve pak čísla upravte.